Şantiyelerdeki gürültünün çevre üzerindeki olumsuz etkilerini iyi biliriz. Hele evimizin dibinde bir kentsel dönüşüm projesi varsa, sabahtan geceye o uğultu azalır gibi olsa da durmaz. Bizler seslerden rahatsız olurken, şantiyedeki işleyişi bozan ise sessizliktir. 

Bir malzeme geciktiğinde, işçilerin göz göze gelip omuz silktiği andadır sessizlik. Ofisinde sigarasını içerken şantiyeden haber bekleyen yöneticinin gözlerindedir sessizlik. Çamurun ortasında yere bırakılmış bir baret, cevapsız kalan bir telsiz çağrısı, yanlış anlaşılan bir iş emri, whatsapp grubunda kimsenin cevap yazmadığı bir soru, haber verilmeyen bir aksaklık, masanın üstünde unutulmuş bir post-it: Hepsi aynı şeyi fısıldar: Kimse bizi duymuyor. Sessizlik, tüm seslerin içinde en gürültülü olandır.

Project Management Institute (PMI), dünya üzerindeki tüm projeler değerlendirildiğinde başarısızlıkların birinci nedeninin iletişim kopukluğu olduğunu söyler. Bunun için de proje ekibinden işin başında doğru çalışan ve sürekli güncel tutulan bir “Proje İletişim Planı” hazırlamasını ister. Bugün artık oyuna yeni bir oyuncu daha girdi: Yapay zekâ. Ve tabii beraberinde getirdiği yeni veriler. Geçmişte “söz uçar, yazı kalır” diyorduk, artık bu sözü şöyle revize etmeliyiz. “Söz uçar, kâğıt kaybolur, dijital kalır.” Şantiyelerde dün de bugün de en sıkıntılı noktalardan biri uygulama ve ofis arasındaki geribildirim döngüsünün doğru kurgulanmaması olduğunu düşünürüm. Projenin kalbi saha, beyni ofis ise beyinle kalp arasındaki kan akışını sağlayan damarlardaki olası bir pıhtı atmasına karşı tedbirlerimizi işin en başında almalıyız. Yapılması gerekenler aslında o kadar da zor değil. İletişimi sağlıklı işleyecek şekilde dijitalleştirmek. Peki bunu nasıl yapacağız? Gelin adım adım süreci inceleyelim.

1. Önce Şunu Tanımlayın: Ne Tür Geri Bildirim?

Farklı süreçler, farklı geri bildirim tipleri gerektirir. Önce şu soruya cevap verin:

“Sahadan ofise hangi tür bilgiler geliyor ve bunlar nasıl işleniyor?”

2. Sade ve Ortak Dijital Araç Belirleyin

Amaç: Herkesin kolayca erişebileceği, karmaşık olmayan ve mobil uyumlu bir platform belirlemek.

Tercih edilebilecek araçlar:

• PlanRadar, Procore, Autodesk Build, Insetia gibi inşaat odaklı platformlar. Bu aracı belirlemeden önce detaylı bir ön çalışma yapın.
• Özel olarak yapılandırılmış Google Forms / Microsoft Forms
• WhatsApp gruplarının yerini alacak sade bir iç sistem
• Mobil uygulama ile entegre edilmiş saha günlükleri

📌 Kural: Saha–ofis arasında 3 farklı araç değil, tek bir merkezi dijital kanal kullanılmalı.

3. Saha Ekibi İçin Dijital Girdi Altyapısı Kurun

Amaç: Sahadaki çalışanların ofise bilgi aktarmasını kolaylaştırmak.

Nasıl yapılır?

• Fotoğraf + açıklama formatı (örnek: “iş durdu – beton geç geldi” yazısı ve görüntüsü)
• Konum etiketli giriş (özellikle büyük alana yayılmış şantiyelerde)
• Durum renkleriyle ifade sistemi: “İş devam ediyor / Risk var / Durdu”
• Olabiliyorsa “Sesli not” seçeneği (bazı platformlarda mümkün)

Basit bir örnek ekran akışı:

“Fotoğraf yükle” → “Sebep seç” → “Açıklama gir (isteğe bağlı)” → “Gönder”

4. Ofis Tarafında Otomatik Kategorilendirme ve Yönlendirme

Amaç: Gelen geri bildirimleri kaos olmadan değerlendirmek.

Nasıl yapılır?

• Gelen verileri otomatik olarak sınıflandıran sistemler kullanın:
  • Planlama
  • İSG
  • Malzeme
  • Kalite vb.

Yapay zekâ destekli çözümler:

• NLP (doğal dil işleme) ile geri bildirimi analiz ederek “öncelik” ve “risk” puanı verir.
• Örn: “Beton döküldü ama vibrasyon yapılmadı” → otomatik “kalite alarmı”

5. Geri Bildirime Yanıt Sürecini Standartlaştırın

Amaç: Sahadan gelen bildirim “boşluğa gitmesin.”

Nasıl yapılır?

• Her bildirim tipi için maksimum cevap süresi belirleyin (örneğin: İSG bildirimi 1 saat, malzeme 4 saat içinde dönüş)
• Yanıtın dijital sistemde iz bırakmasını sağlayın
• Yanıtlayan kişiye dair kayıt (kişi + saat + işlem)

Ekstra: “Geri bildirimin işleme alındığı”na dair otomatik bilgilendirme sahaya gönderilmeli.

6. Gerçek Zamanlı Geri Bildirim Panelleri Oluşturun

Amaç: Ofisteki yöneticiler anlık olarak sahadaki durumları görebilsin.

Nasıl yapılır?

• Power BI / Google Data Studio ile gösterge panelleri oluşturun
• Panelde:
  • Geri bildirim sayısı (günlük/haftalık)
  • Tipine göre dağılım
  • Cevaplanma süresi ortalaması
  • En çok bildirilen sorun türü
  • İlişkili proje / lokasyon bazlı sıralama

7. Saha–Ofis Etkileşimini Ölçün ve Ödüllendirin

Amaç: Sistem sürdürülebilir olsun.

Nasıl yapılır?

• Her ay en fazla anlamlı geri bildirim yapan ekip seçilebilir
• “Dijital iletişim puanı” verilebilir (özellikle yapay zeka tabanlı sistemlerde oyunlaştırma (gamification) mümkün
• “Geri bildirim–aksiyon” zinciri analiz edilerek başarı hikâyeleri çıkarın.

📌 BONUS: Saha–Ofis Döngüsünde Yapay Zekâ Nerede Devreye Girer?

SONUÇ:

Saha–ofis dijital iletişim döngüsü:

• Gecikmeleri azaltır
• Karar alma hızını artırır
• Şeffaflık ve güven yaratır
• Kurumsal hafızayı geliştirir

Firmaların tüm bu anlatılanları içselleştirip kalıcı bir hale getirebilmeleri sadece uygun teknolojileri projelerine entegre etmeleriyle değil, kültürel dönüşümü sağlıklı bir şekilde gerçekleştirebildiklerinde oluyor. Sessizliğe alışmış bir ekibe, “artık her şey görünür olacak” dediğinizde bu söylemin onları nasıl ürkütebileceğini düşünebiliyor musunuz? Şeffaflık, çalışanların üzerine bir spot ışığı gibi vurduğunda, işte o zaman, firmaların asıl sınavı başlıyor. Veriyi cezalandırma aracı olarak değil, organizasyondaki güvenin inşasında bir tuğla gibi kullanabilecekler mi? Çıktıları, performansı yargılamak için değil, gelişimi görünür kılmak için; denetlemek için değil, işbirliğini güçlendirmek için kullanabilecekler mi? Unutmayın ki, iletişimi dijitalleştirdiğinizde, yalnızca bilgi aktarımı hızlanmayacak; şirket içi güven de artacak.