Projeler neden başarısızlıkla sonuçlanır?

İnsanlar gibi zaman zaman projeler de bizi hayal kırıklığına uğratabiliyor. Aslında hiçbir projeye başarısızlık öngörüsüyle başlamayız. İşin başında fayda maliyet analizi yaparız, burada fayda, maliyetten büyükse o projeye soyunuruz. Ancak tüm bu fizibilite çalışmalarımıza rağmen birçok projede istediğimiz sonuçları alamayız. Bazen daha başında hissederiz işin sonunda başımıza gelecekleri. Bazen de iş bittiğinde, tüm verilere sahip olduğumuzda yüzleşiriz bu hiç de istemediğimiz gerçekle. Projelerin neden başarısızlıkla sonuçlandığına dair “Association of Project Managers” bir araştırma yapmış ve bu araştırma sonucunda buldukları on nedeni şu şekilde sıralamışlar.

1. Paydaşlar arasındaki iletişim kopuklukları (%55)
2. Planlama eksikliği (%37)
3. Yanlış kilometre taşları (milestonlar), ara teslim tarihlerinin belirlenmesi (%36)
4. Kalite kontrol eksiklikleri (%31)
5. Kontrolden çıkan maliyetler (%27)
6. Kaynak koordinasyonundaki yetersizlikler (%24)
7. Yönetimden kaynaklanan zafiyet (%23)
8. İlerlemenin yönetilememesi, işin iyi takip edilmemesi (%17)
9. Tedarikçilerin beceri yetersizliği (%16)
10. Tedarikçilerin kaynak yetersizliği (%10)

Dünya üzerindeki tüm projelerde başarısızlık nedenleri yukarıdaki gibi. Peki ya inşaat projelerinin istenildiği gibi sonuçlanmamasının nedenlerini düşündüğümüzde nasıl bir durum çıkıyor ortaya? Bu sorunun cevabının, o ülkenin sosyolojik yapısı, kanunları, iklimi, tarihi, kültürel yapısı ve daha birçok sebepten dolayı değişkenlik gösterdiğini düşünüyorum. DTürk müteahhitlerinin farklı coğrafyalarda yaptıkları taahhüt işlerinde de yaşanan olumsuzluklar birbirinden çok farklı olabilmektedir. Ülkemizdeki inşaat projelerinin başarısızlıklarını incelediğimizde yukarıdaki on maddenin tamamının bizim projelerimizde de geçerli olduğunu görebiliriz. Gelin yanlışlarımızı biraz daha somut ifadelerle dile getirelim.

• Proje öncesi yeterli ön çalışmanın yapılmaması: Kültürümüzdeki “kervan yolda düzülür” mantığı bizim inşaat projelerindeki en büyük sıkıntımız. Tez canlılığımız, her koşula hızla uyum gösterebilme yeteneğimiz bizlere birçok avantaj sağlarken ne yazık ki, çok fazla parametrenin bir arada yürütülmesini gereken inşaat projelerinde bizim için bir olumsuzluk yaratıyor. Biz hele bir işe başlayalım, sorunlarla karşılaştığımızda elbet bir çözümünü buluruz düşüncesi hem planlarımızın doğru olmamasına, hem de sonuçta istediğimiz karlılıklara ulaşamamamıza neden oluyor.
• Kapsamın dışına çıkmak: Özellikle işverenler projelerine ilişkin yeterli ön çalışmayı yapmadığı için işin başında kapsamımızı net olarak tanımlayamıyoruz. Bu durumun getireceği sakıncalara ilişkin sözleşmede yeterli tanımlar yapılmadıysa taahhüt firmaları burada kayıplar yaşıyorlar. Bazı durumlarda bu kapsam değişiklikleri müteahhit için avantaja çevrilebiliyor. Ancak sonuçta iş hem planlanan zamandan geç sürede bitiyor, hem de planlanandan daha yüksek bir maliyetle. 
• Gecikmeler: Geciken her projede sabit maliyetler artar. Gerek işe geç başlamalar, gerek ise işin ortasındaki karar değişiklikleri, ilave talepler projenin süresinin uzamasına ve beraberinde ilave maliyetlerin oluşmasına neden oluyor.
• Belirsizlikler: Belirsizlik olduğu yerde çaresizlik vardır. Bu iki kavramın kardeş olduğunu düşünürüm. İşin başındaki proje ve sözleşme belirsizlikleri, bazı varsayımlarla işe başlamak iş sonunda maliyet artışı olarak bize geri dönmektedir.
• Finansman sorunları: Yeterli finans kaynağına sahip olmadan girişilen işlerde yaşanan ilave kredi masrafları ve daha kötüsü işin yarım kalması.
• Ana alt yüklenicinin olumsuz performansı: Projelerde en büyük maliyet kalemimiz ana alt yüklenicilerdir çoğu zaman. İyi seçilmiş ve iyi yönetilen bir alt yüklenici sizi vezir yaparken, tersi durumunda rezil de yapabilir.
• Kritik malzeme tedarikçilerinin yarattığı sıkıntılar: Alt yükleniciler için geçerli olan durum malzeme tedarikçileri için de geçerlidir. Kritik bir malzemenin şantiyeye geç gelmesi, tüm projenin planlanan tarihten daha geç bitmesine neden olacaktır.
• İletişim – Koordinasyon zaafları: Yukarıda Assocation of Project Managers kurumunun araştırmasında da, PMI’ın bulduğu sonuçlarda da tüm proje başarısızlıklarının birincil nedeninin iletişim kopukları olduğu görülmektedir. Bu nedenle proje yöneticisinin en önemli görevi, doğru bir koordinasyonla, iletişimin sağlıklı olmasını sağlamaktır. İyi bir proje yöneticisi adeta bir orkestra şefi gibi tüm farklı seslerden güzel bir eser çıkmasını amaçlamalıdır.
• Fizibilite Planlama hataları: Bir projeyi yapıp yapmamak konusunda cevaplamamız gereken en önemli soru fayda maliyetten büyük müdür sorusudur. Fayda her zaman karlılık olmaz. O projeyi, yeni bir bölgeye mobilize olmak, firma prestijimizi yükseltmek ve buna benzer birçok nedenden dolayı yapabiliriz. Ancak her zaman için fayda maliyet analizimizi projenin en başında titizlikle yapmamız gerekmektedir.
• Bitirilen projelerden doğru derslerin çıkarılmaması: İş sonunda öğrenilen dersler kayıt altına alınmadığı için bir sonraki projelerde benzer hataları yapma olasılığımız yükselmektedir. İş sonunda hazırlanacak “İş Bitim Raporları” olumlu, olumsuz tüm yaşananların kayıt altına alınmasını sağlayacaktır.

Tüm bu sebeplerin bizi götürdüğü nokta doğru bir proje yönetimidir. İşin başında iyi kurguladığımız bir proje yönetimi ile bu riskleri minimum seviyeye indirebiliriz. Proje yönetimi diye yazmamla birlikte, birçok okurun ama bu proje yönetimini biz inşaat projelerinde bir türlü istediğimiz gibi uygulayamıyoruz diye düşündüğünü hissedebiliyorum. Peki neden proje yönetimi inşaat projelerinde istenildiği gibi uygulanamıyor? Gelin olası sebepleri üzerinde birlikte bir beyin fırtınası yapalım. Benim yazdığım bu maddelere yönelik düşüncelerinizi veya eklemek istediklerinizi cemkafadar.net@gmail.com adresinden bana yazın, bir sonraki yazımda sizin düşüncelerinizi de yazımda paylaşayım. Ne dersiniz? 

• İnşaat projeleri geniş kapsamlı ve bütçeleri yüksek projeler oldukları için aktivite sayıları fazladır. Bu nedenle mutlaka proje yönetim yazılımlarının kullanımı gerekmektedir. Bu yazılımları almak ve berberinde kullanmak konusunda firmalar çekingen davranmaktadır. Böyle bir yazılımla işi takip etmelerinin mevcut iş yapım yöntemlerini olumsuz etkileyeceği, bu sefer işi hiç takip edemeyeceklerini düşünmektedirler.
• Kapsam belirsizlikleri fazladır.
• Projenin başında belirsizliklerin fazla olması, risklerin öngörülmesini de zorlaştırmaktadır. Bu nedenle risk yönetimi sağlıklı bir şekilde yapılamamaktadır.
• Proje sonlarında iş bitim raporu hazırlama kültürü oturmadığı için projeden öğrenilen dersler kayıt altına alınmamakta ve benzer hatalar sonraki projelerde de tekrarlamaktadır.
• Zaman ve maliyet baskısı yüksek olduğu için ağırlıkla kaliteden ödün verilmektedir. Kaliteden verilen ödünler, zaman içinde geri dönüş maliyetlerini yükseltmekte, bu durum da hem işin uzamasına, hem de maliyet artışlarına neden olmaktadır.
• Proje öncesi ön çalışma için yeterli zaman ayrılmadığı için işin başında sağlıklı bir iş programı ve bütçe oluşturulamamaktadır. Böyle olunca öngörülmeyen maliyetler oluşmakta ve iş sonunda sapmalar yüksek olmaktadır.
• Paydaş sayısı ve etkisi yüksek projelerdir. Farklı sosyokültürel yapıda paydaşın bulunması koordinasyon ve iletişim sorunlarını da beraberinde getirmektir.
• İstenilen nitelikte dokümantasyon yönetimi yapılamadığı için hak talebi (claim) yönetiminde sıkıntılar yaşanmaktadır.
• Finansman sıkıntıları sıklıkla yaşandığı için yarım kalma olasılıkları yüksektir. Bu durum da ilave finansman maliyetlerinin oluşmasına neden olmaktadır.
• İşçilik kalitesi istenen seviyeye ulaşamamaktadır. Bu da geri dönüş ve kalitesizlik maliyetlerini arttırmaktadır.