Şantiye Dergisi’nde yayınlanan röportajım

Şantiye: Bir inşaat projesinde “Verimlilik” denilince aklınıza ilk olarak ne geliyor?

Cem Kafadar: Verimlilik sözcüğüyle birlikte aklıma gelen ilk kavram “Zaman”… Zaman insanlara adaletli dağıtılan bir şey. Herkese eşit bir şekilde günde 86 bin 400 saniye verilmiş. Dava ise bunun nasıl kullanıldığı. Dikkatli bakıldığında başarılı olmuş, istediklerini gerçekleştirebilmiş, bir şeylere imza atabilmiş insanların ortak noktasının zamanı iyi kullanmak olduğu görülebilir.

Biz ise toplum olarak çok ve aşırı çalışmayı verimlilik ile karıştırıyoruz. Bunun arkasında, görüntüyü içerikten daha çok önemsememiz yatıyor. Bizde ha bire koşturan veya çalıştığı dosyadan kafasını kaldırmadan saatlerce çalışan bir profesyonel makbuldür; fakat o insanın ne kadar verimli çalıştığı pek irdelenmez… Önemli nokta budur.

Diğer taraftan zaman kavramından bahsetmişken verimliliği ölçen birtakım kriterlerin de olması gerektiği unutulmamalı. Tabii burada Proje Yönetimine geliyoruz. Maliyet ve zamanı sürekli ölçtüğümüzde zaten verimlilik düzeyi ortaya çıkmış oluyor. 

Bir Proje Yöneticisinin zamanını nasıl kullandığı da önemli bir nokta. Bu konu üzerine Amerikan Huffington Post gazetesinde bir araştırma yayınlanmış ve İnşaat Proje Yöneticilerinin günce üç buçuk saatlerini e-postalarına, bir buçuk saatlerini de toplantılara ayırdıkları görülmüş. Yani günlük mesainin yarısı… Diğer yarısı ise bilfiil yönetime ayrılıyor. Bilfiil çalışmayla ilgili pek bir şey yapılamayabilir ama bir yöneticinin beş saatini alan e-posta ve toplantıların yönetiminde zamanla ilgili bir verimlilik sağlanabilir. 

Mesela e-postalar… E-postalar ile hem çok vakit geçiriliyor hem de e-postalar oldukça dikkat dağıtan unsurlar. Verimli bir çalışmanın ortasında gelen bir mesaj tüm konsantrasyonu alıp götürebilme potansiyeline sahip. Benim bu konudaki önerim ise kesinlikle bir sınıflandırma yapmakla birlikte e-postalara sabah erken saatlerde, öğlen yemeğe çıkmadan ve akşam mesai bitimine yakın bakmak. Tabii bu arada bütün gün belki sadece bir mail üzerine çalışmanız gereken durumlardan bahsetmiyorum. 

İkinci nokta ise toplantılar… Toplantılar maalesef şantiyelerin en nitelikli insanlarının katılması ve adam/saat ücretleri en yüksek insanların vakitlerini harcaması nedeniyle verimsizlikle beraber çok ciddi bir maliyet kaybına da yol açabiliyorlar. Bu konuda da yapılabilecek bazı şeyler var. Mesela öncelikle toplantıya bir süre konulmalı ve herkes toplantıya bu süreyi bilerek katılmalı. Ayrıca fazla kişinin katılmaması da toplantıların verimliliğini etkileyen unsurlar arasında. Yani sekizden fazla insan katıldığı zaman karmaşa nedeniyle verimlilik düşebiliyor. Katılımcıların toplantılara hazırlanarak girmeleri de diğer önemli bir unsur. Son olarak ise toplantının sonunda bir aksiyon planıyla görev dağılımı yapılması ve zaman sınırları konulması da sonraki toplantıyı kolaylaştırıp, verimini artıracak unsurlardan birisi. 

Zamanın iyi kullanılması sadece Proje Yönetiminde değil, hem bireysel hem toplumsal verimlilik açısından da çok çok önemli. Zamanımızı ve enerjimizi çalan her şeyi mesaimizin dışına itmeliyiz. 

Şantiye: Projenin verimliliği için sadece Proje Yöneticisinin verimliliği yeterli olmuyor… Organizasyon ve ekip de önemli… Sağlıklı bir organizasyon yapısı ve o proje özelinde doğru bir takım sizce nasıl oluşturulur?

Cem Kafadar: Ortak bir hedef varsa bir organizasyondan bahsedilebilir. Dolayısıyla bu hedefin sürekli canlı tutulup iyi yönetilmesi lazım. Ve iyi bir organizasyonun sağlanması için şeffaf bir yönetim olması şart. Tabi bu çok uzun bir konu olduğundan tümüyle girmeyeceğim…

Ekip de tabii ki çok önemli… Ekibinizdeki bir kişi bile işi mahvedebilir ve istediğiniz şeyi yapmanızı engelleyebilir. Birçok yönetici de bizzat yaşamıştır bu durumu. Dolayısıyla insanları doğru seçmek önemlidir. İnsan seçiminde bence üç şeye bakılmalı: “Olumlu”, “Sorumlu”, “Yapabilir”. 

Aday öncelikle olumlu bir yaklaşıma sahip olmalı. İkincisi sorumluluk, üçüncüsü de yapabilirlik. Adayın o işi yapabilir olduğunu anlamak bir mülakatta anlaşılmayabilir, referansları çok iyi incelemek gerekebilir. Fakat adayın o görüşmeye hazırlıklı gelmesini, firma ve hizmetler hakkında bilgili olmasını, öğrenmeye ve özellikle yeniliğe açık olmasını önemserim. Özellikle sorduğu soruların o kişinin düzeyiyle ilgili ciddi bilgiler verdiğini hatırlatmak isterim. Düzgün ve uygun bir kıyafet, açık ve net konuşma, kendine güven ve göz teması da önemlidir. Göz teması “bir şey saklamıyorum”un en önemli göstergesidir. 

Referanslar ise çok çok güvenilir kişilerden gelmediği sürece bence çok önemsenmeyebilir. Çünkü bizdeki referanslar maalesef biraz cenazelerde sorulan “Merhumu nasıl bilirdiniz” sorusuna verilen olumlu cevaplara benzer. Bunun tam tersi de olabilir bazen. Çok iyi bir çalışana “çok yetersiz” etiketi de vurulabilir. 

Şantiye: Bir projenin hayata geçirilmesine karar verildikten sonra yapılacak ilk çalışma ne olmalı?

Cem Kafadar: Öncelikle ve kesinlikle bir Risk Yönetimi çalışması yapılmalı. Böyle bir çalışma “Sözleşme” ile “Bütçe ve Planın” belirlenmesi için önemlidir. Söz konusu riskin başımıza açabileceklerini sözleşmeye yansıtmak işin akışını etkiler. Risk analizi baştan yapılmalı. Bu kapsamda önce risk tanımlanmalı, daha sonra o riskin analizi yapılmalı, riski azaltma yönünde kafa yorulmalı, riske sorumlu atanmalı. Analiz tabii sadece başta değil işin sonuna kadar çeşitli aşamalarda takip edilmeli. Bu riskler baş ağrıtacak kadar yüksekse o işe hiç girilmemeli. Fayda maliyetten büyük olmalı. 

Şantiye: Türkiye’nin önemli patronları, yöneticileri ve CEO’larıyla çalıştınız… Onlardan en çok duyduğunuz şey neydi?

Cem Kafadar: Patron ve yöneticilerin birinci önceliği paradır… Para kazanmak, daha çok para kazanmak ve daha büyük yatırımlara girmek önemlidir onlar için. Bu noktada “Para”dan kasıt ise nakit akışıdır. O iş için o ay ayrılması gereken meblağın bilinmesi patronları çok ilgilendirir. Beklentileri de o nakit akışının öncesinden planlı olmasıdır. Proje Yönetiminde de her şeyin başı iyi bir iş programı, yani zaman ve bütçedir. Bütçe belirlendikten sonra ise o bütçenin aylara göre payları belirlenmelidir. Yani hangi ay ne kadarlık bir paraya ihtiyaç duyulacağının planlaması doğru yapılmalıdır.  

Genç meslektaşlarım iş programlarını ve bütçeyi doğru yapıp, nakit akışını da doğru öngörürlerse çabuk yükselirler, önleri kolay açılır.  

Türkiye’de ise bu konu biraz sıkıntılı. Her işi yeterli ön hazırlık yapılmadan başlanıyor. Genelde kervan yolda düzülüyor. Bütçe ve iş programı sürekli revizyonlara uğruyor. Patronlar da bu durumu bildiklerinden, kendilerine bildirilen nakit akış tablosunu bir dereceye kadar dikkate alıyorlar. Sosyolojik bir olgu ve bu coğrafyanın karakteristik unsurlarından biri maalesef. 

Şantiye: Türkiye’de projeler neden istenen karlılığa ulaşamıyor?

Cem Kafadar: Bu konuda aslında Şantiye^® dergisinde üzerinde çalışarak bir makale yazmıştım. Makaleye de (https://www.santiye.com.tr/projeler-neden-basarisizlikla-sonuclanir-918.html) linki üzerinden göz atabilirsiniz. 

Bu konuda aslında uluslararası düzeyde yapılmış önemli çalışmalar var. Projelerin başarısızlığı aslında 10 nedene bağlı. Bir numarada ise yüzde 57 ile “İletişim Kopukluğu” geliyor. Bütün projelerde yaşanan en büyük sıkıntılar genelde hep iletişim kaynaklı. Dolayısıyla İletişim iyi yönetilmesi gereken bir konu. Bu kapsamda toplantı ve raporların iyi yönetilmesi lazım. 

İkinci sırada, yüzde 37 ile “Planlama Eksikliği” geliyor. Ardından da yüzde 36 ile yine planlamaya bağlı olarak yanlış belirlenen “Milestonelar / Teslim Tarihleri” geliyor. Böylesine yanlış belirlenen teslim tarihleri ise işin tüm aşamalarını zincirleme baştan sona etkiliyor, inanç kaybı yaşatıyor. Dördüncü sırada ise “Kalite Kontrol Eksikleri” var. Kalitenin sonradan kontrol edilmemesi, baştan güvence altına alınması şart. Bu da sağlıklı kontrol listeleri oluşturulmasına bağlı. 

“Kontrolden Çıkan Maliyetler”, “Kaynak Koordinasyonundaki Yetersizlikler”, “Yönetimden Kaynaklı Zafiyet”, “İlerlemenin Yönetilememesi / İşin Takip Edilmemesi”, “Tedarikçilerin Beceri Yetersizliği” ve “Tedarikçilerin Kaynak Yetersizliği” de diğer nedenler olarak öne çıkıyor. 

Bu uluslararası çalışmanın yanında benim 35 yıllık şahsi tecrübelerim ise Türkiye’deki sorunun Proje Yönetimi açısından yeterli ön çalışmanın yapılmaması olduğuna işaret ediyor. Bu da sosyolojik bir sorun. Projenin kapsamı baştan iyi tanımlanamıyor ve süreklik kapsam aşılıyor, aşıldıkça beklenmedik şeyler yaşanıyor, maliyetler artıyor, süre uzuyor. Bu belirsizlik ciddi bir risk yaratıyor. Belirsizlik varsa bilinmeli ki maliyet de genelde artar.  

Diğer taraftan bir Proje Yöneticisi ülkemizde maalesef bir orkestra şefi gibi hareket edemiyor. 

Normalde bir Proje Yöneticisi işi yapan, yani müzik aletini çalan değil, çalınan aletleri koordine eden olmalıdır. Ama ülkemizde işi yapan konuma geliyor. Bu sefer de asıl yapması gereken koordinasyonu sağlayamıyor. 

Bitirilen projelerden doğru derslerin çıkarılamaması da problemlerden biri. Hatalar tabii ki yapılacaktır ama bu hataların bir daha tekrarlanması dramatiktir. 

Şantiye: Bir proje ekibinin “olmazsa olmazı” nedir?

Cem Kafadar: Güven, güven, güven… O güven için de şeffaflık ve açıklık lazım. Ve o şeffaflık ve açıklık aslında biraz önce sözünü ettiğim “İletişim Kopukluğu” sorununu baştan çözen bir unsur. Çünkü iletişimsizliğin temelinde güvensizlik nedeniyle bilgilerin saklanması ve olumsuz düşünceler var. Bir ekipte olmazsa olmaz şeyin “Güven” olduğunu üzerine basarak bir kez daha söylemek isterim. 

Şantiye: Her Proje Yöneticisinin farklı özellikleri ve yetenekleri var… Ancak hepsinde olması gerektiğini düşündüğünüz yetkinlik hangisi? 

Cem Kafadar: Bence sahip olunması gereken temel şey “İkna Etme Yeteneği”. Bu çok önemli ve kesinlikle öğrenilmesi gereken bir sanat… 

Bir yönetici için çok kritik bir yetenektir. Bir çalışandan herhangi bir şey isterken “Akşama bu raporları masamda istiyorum” demekle “Akşama bu raporları istiyorum; çünkü yarın sabah yönetim kurulu toplantısına götürmem gerek” cümlesi arasında dağlar kadar fark vardır. Ve burada kullanılan tek bir kelime bile işin gidişatını tümden değiştirir. O kelime “Çünkü”dür… Önemli bir kelimedir… İlk cümle karşı tarafta doğal bir tepki doğurur ve o raporları hazırlamamak için bazı yollar araştırılmasına neden olabilir. İkincisinde kullanılan “Çünkü” ise istenenin somut bir nedeni olduğunu açıklar ve kişiyi olaya dahil eder. İknada bu çok önemlidir. Bu konuda söylenecek çok şey var… Okurlarımızın kesinlikle bu konuya da kafa yormaları ve yazılı-görsel kaynaklardan yararlanmalarını öneririm. 

Şantiye: İnsanlar firmalarından daha çok hangi yönetimsel yanlışlardan dolayı istifa ediyorlar?

Cem Kafadar: Bir yönetici ve kurum kararlı ve adil olmalı. İşten ayrılanlar genelde bu iki konu yüzünden işlerinden soğuyor ve uzaklaşıyorlar. Sanıldığının aksine “Ücret” daha geri planda kalıyor. İnsanları en çok sözlerin tutulmaması incitiyor. Çalışanlar arasındaki adaletsizlikler de çalışanların işyerlerine karşı mesafelerini artırıyor. Özellikle aynı düzeyde olduğunu düşündüğü arkadaşının kendinden daha fazla ücret aldığını ve sosyal imkana sahip olduğunu bilmek ciddi sıkıntı yaratıyor. İnsanlar çok daha düşük de olsa daha eşitlikçi firmalarda çalışmayı tercih ediyorlar. 

Şantiye: İnşaat sektörü için sizce gelecek nasıl gelecek?

Cem Kafadar: Bu konuda da Şantiye^®de bir makalem yayınlanmıştı (https://www.santiye.com.tr/insaat-sektorunun-gelecegi-nasil-olacak-insaat-4.0-ile-birlikte-hangi-teknolojiler-gelisecek-730.html). Gelecekte bence kazananlar “Uyum Sağlayanlar”, olacak. Dolayısıyla öngörüleri doğru yapmak lazım. Yani bu düzen, teknoloji, iş yapış şekilleri böyle sürüp gitmeyecek. Öncelikle bunun anlaşılması şart. Mesela inşaat sektörü kazma kürekle iş yapış şekillerden zaman içinde makinelerin, yazılımların sektöre girmesiyle bambaşka bir görünüme girdi. İnşaat 4.0 diye bir kavram var. İnternet, kablosuz sensörler, lazerler, dronlar, robotlar, 3D yazıcılar, prefabrikasyon, modüler sistemler, nesnelerin interneti, BIM, artırılmış gerçeklik, büyük veri, bilişim sistemleri, lazer tarayıcılar, dijital tedarik platformları, akıllı malzemeler, uzaktan üretim sektörün unsurları oldular. Bu konuları iyi analiz etmek gerekiyor. 

Şantiye: Geleceği yakalamak, kaçırmamak için ne öneriyorsunuz?

Cem Kafadar: Hayatta hep “Öğrenci Kalmanın” önemine inanırım. O merakı, tutkuyu öldürmemek lazım. Tutku ve merak sürekli canlı tutulursa gelecekle ilgili pek kaygılanmak gerekmez. Bence geleceği merak eden insanlar televizyon, gazete gibi unsurları da hayatlarından çıkarmalılar. Sürekli güncel olanı veren bu yayınlar insanı kısır döngünün içinde dolandırıyor. Bir felsefe kitabı veya roman güncel gelişmeleri odağına alıp sunan yayınlardan çok daha yararlı bence. Haber diye verilen şeylerin toplumu manipüle ettiğinin, başka hizmetlere aracılık ettiğinin görülmesi lazım. Sürekli günceli takip etmek yorucu ve verimsiz bir durum. Güncelin sonu yok ama insan hayatının var. Bu kapsamda beyni korumak, biraz da boş bırakmak önemli bence. Büyük resme bakmak, kendini orada konumlandırmak lazım.